職種の業務内容とミッション

渉外事務の業務

現在渉外事務には3名在籍し、業務内容は主に法人の団体の予約受付、見積書や契約書の作成及び管理を行っています。お電話にてお客様との調整を行い、名簿を整えて、予約センターの方に入力ができる状態にして渡すというのが私たちの部署での業務です。私たちのミッションはお客様の希望を正確に伺い、スムーズに処理を進めることだと思っています。

仕事内容の流動性

また最近では巡回バスの日程調整も渉外事務の方で担当して欲しいとの依頼もあり、既に業務が開始されています。渉外事務の仕事内容は3、4か月のペースで変わっていっているというのが実情ですので、業務内容をわかりやすく描くのが非常に難しいです。今現在の渉外事務は、セントラルクリニックの中でも変化が激しい部署の１つかもしれません。
セントラルクリニックは本当に変化が大きく、短いスパンでどんどん変化していく会社だと思います。それについていかなくてはならないことは大変だと感じますが、同時に面白さと頼もしさを感じてもいます。

職種の厳しさとやりがい

話し方の難しさ

渉外事務はお電話でのやり取りが主な業務ですので、電話の応対については、健康診断受診後に、予約の時点で言った言わない、聞いていない、というような意思の相違が生じないように努めています。しかし、お電話というのはやはり話し方によって、同じことを話しているのだとしても、捉え方が相手によって異なり、正解が1つではないということに難しさを感じています。
具体的には、フランクに話したほうがよい方と、淡々と説明をした方がよい方がいらっしゃるのですが、その対応を間違えると相手を苛つかせてしまうこともあります。そうなりますとコミュニケーションが取り難くなってしまいますので、その点は特に注意をしています。スムーズに処理が進み、最後に感謝の言葉をいただいたりしますとやりがいを感じますね。

落ち着いて対応する

よりセントラルクリニックの業務の知識を増やしていくことで、どんな方に対しても落ち着いて対応できるようになります。落ち着くことでその相手がどのような方かということも含め、聞き取ることができるようになると考えています。これには受付の経験や予約センターで毎日電話を取って予約を取っていた経験が今はとても活きていると思っています。

セントラルクリニックに来て叶えられたこと

休暇の充実

前職では、サービス業のため、まとまった休暇というのがなかなか取れませんでした。セントラルクリニックに入職し、ゴールデンウィークや年末年始休暇にまとまった休暇が取れるようになりましたので、趣味である海外旅行にも行きやすくなりました。

時短の制度

またセントラルクリニックは育児休業から復帰した際、職員の希望により、勤務時間の時短制度を利用することができます。私も時短勤務を利用することで仕事と家庭の両立が可能となりました。本来の就業時間は8時30分から5時30分ですが、私の場合は9時30分から4時30分とさせていただき、前後マイナス1時間計2時間の時短となっています。就業時間についてはライフスタイルによって変更可能となっており、9時から5時を基本として時短勤務で働いている職員もいます。時短制度の利用については、セントラルクリニックは女性が多い職場ですので、今後も増えていくのではないかと思います。

印象に残るエピソード

受付の経験

入職2、3年目の頃、渉外事務と兼任して受付に週に一日入っていた時がありました。当時は渉外事務と全く異なる受付業務に気が進まなかったのですが、今は受付の経験が業務に活きている部分があると感じています。受付の現場に立ってはじめて予約時点でお客様の要望を正しく把握することの大切さを理解しました。

大きな視点

セントラルクリニックでは、ある時点から所属する部署に留まらず、“会社全体”を見ていくことが求められます。今自分の業務だけをこなしていればよいという“点”の視点から変えていくということですね。

“面”の仕事

“点”で仕事しているとあまり周りのことが見えてこないかと思いますが、自分の業務の前後や周りでどのようなことが起きているのかが見えてきますと、“面”での仕事が見えてくるようになります。今自分がやっていることについても、これだけをやっていればよいという思いだけではなくなり、視野をもう少し広げ、自分の業務の前後の方が困らないような仕事をしようという意識が働くようになりました。

今後の課題と目標

産休育休から戻っても

私はこれから産休と育休に入るため、また1年ブランクが空くことになります。
前回産休と育休から復職した時にも、予約システムは新しいものに変わっていましたし、細かなルールも変わっていましたので、セントラルクリニックの1年は非常に変化が大きいと感じました。次に産休と育休からセントラルクリニックに復職する時にも、どの部署に配属されるとしても同様の大きな変化があることでしょうから、変化したことをいち早く吸収して会社の戦力として活躍したいですね。

子供がいても働ける環境

また私個人としての目標は、仕事と育児との両立です。
私のように子供がいて正職員として働いている人は、少しずつ増えてはいるもののそれほど多くはありません。セントラルクリニックの職員で協力し、子供がいても仕事が続けられるような環境をさらに整えていければと思います。セントラルクリニックで働いている方々が仕事も家庭も充実するような職場にしたいですね。